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HAB S.A.S. © Todos los derechos reservados 2023

 

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HAB S.A.S.

HAB S.A.S., en adelante “HAB”, es una sociedad dedicada a la prestación de servicios hoteleros, restaurante, bar y actividades conexas en Bogotá D.C., cuyo propósito permanente es brindar a sus clientes, consumidores y usuarios una experiencia de atención integral, bajo los más altos estándares de calidad, amabilidad, confort y bienestar.

Con base en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, ley de Protección de Datos Personales, los decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y las demás normas que los regulen, modifiquen, deroguen o compilen, HAB en su condición de responsable del manejo de información personal y garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asisten, se permite comunicar su “Política de Tratamiento de Datos Personales”. En esta Política usted va a poder informarse acerca de:

    1. ¿Quiénes somos?
    2. ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?
    3. ¿De quién se recolecta información?
    4. ¿Quién va a utilizar los datos?
    5. ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?
    6. ¿Con quién se va a compartir la información?
    7. ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?
    8. ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?
    9. ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?
    10. ¿Cuáles son las medidas de seguridad que se aplican a los datos?
    11. ¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?
  1. ¿Quiénes somos?


HAB S.A.S. es una sociedad comercial domiciliada en la Carrera 5 No. 58-07 de la ciudad de Bogotá D.C., identificada con NIT. 900.470.885-1, correo electrónico contabilidad@habhotel.co, cuya actividad económica involucra servicios hoteleros, restaurante, bar y actividades conexas.

  1. ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?

HAB recolecta y trata datos personales de naturaleza pública, privada y semiprivada en desarrollo de su actividad comercial, con el propósito de conocer de manera más precisa las preferencias, hábitos y gustos de sus clientes.

Asimismo, cuando resulte pertinente, HAB puede utilizar dichos datos para comunicarse con los titulares, con el fin de adelantar encuestas de satisfacción, ejecutar campañas publicitarias y/o promocionales, informar sobre nuevos productos o servicios, comunicar la apertura de nuevos establecimientos de comercio, y dar a conocer dinámicas, actividades y estrategias comerciales orientadas a la fidelización y experiencia del cliente, entre otras finalidades relacionadas. En este marco, HAB podrá recolectar y tratar datos tales como información de contacto, número de identificación, profesión y/o oficio.

Igualmente, debe recolectar la información necesaria para poder establecer y gestionar la relación con sus colaboradores y con los proveedores que tengan la naturaleza de persona natural.

En cuanto a los datos personales de contacto de las personas naturales que hacen parte de las personas jurídicas con quienes HAB desarrolla su labor, se conservarán solamente para los fines de establecer, desarrollar y/o profundizar la relación comercial a que haya lugar.

Estas actividades de recolección las realiza a través de varios canales, incluidos los siguientes: i) vínculos contractuales; ii) formatos de vinculación de clientes; iii) sitios web y físicos donde se pone a disposición información pública; iv) información recolectada a través de la página web de HAB y/o otros sitios web vinculados a HAB; v) línea telefónica, WhatsApp y/o portales de gestión de reservas; vi) acceso a portales de gestión de empleo; vii) información personal entregada mediante el uso de canales PQR; viii) datos personales de los visitantes de sus instalaciones; y, ix) mediante la realización de actividades y canales asociados a las campañas publicitarias de las marcas que opera en el mercado, incluyendo entre otros, sorteos, landing pages de campañas específicas, redes sociales (propias y en administración de marcas de clientes), eventos y encuestas.

Por tal razón, HAB ha implementado diversas medidas para procurar que la recolección de datos personales por cada una de estas vías cumpla en todo momento con la normativa en datos personales y de prevalencia a la transparencia y la confianza con las personas cuyos datos se recolectan por esos medios, algunas de estas medidas son: búsqueda en fuentes de información legítimas, implementación de formatos de autorización, cláusulas contractuales o documentos para garantizar que la información que recolecte cuente con el consentimiento expreso de sus Titulares, claridad en todo momento para los clientes acerca de su decisión de compartir o no la información con terceros, procedimientos para atender de forma oportuna y completa las consultas, dudas o solicitudes que realicen los Titulares de los datos, e implementación de medidas de seguridad y confidencialidad de la información.

Datos especiales que podrían ser objeto de recolección: en el caso de los trabajadores y/o colaboradores de HAB, es posible que la compañía recolecte datos de menores de edad (vinculados al grupo familiar del trabajador y/o colaborador) y/o datos sensibles asociados a la salud del trabajador y/o colaborador. Igualmente, es posible que la compañía recolecte datos de menores de edad cuando estos se hospeden en las instalaciones de HAB. En el primer caso, con fines estadísticos, así como para el conocimiento del trabajador o colaborador y/o para el otorgamiento de beneficios laborales tales como el envío de regalos o la invitación y desarrollo de eventos corporativos. En el segundo caso, en conexión con incapacidades médicas o accidentes laborales, o en cumplimiento de un deber legal. En el tercer caso, con fines de registro hotelero, seguridad y prevención de explotación y turismo sexual con menores de edad, o en cumplimiento de un deber legal.

Por lo demás, HAB no busca recolectar datos de menores de edad, por lo cual se advierte y se instruye a quienes tienen contacto con HAB a través de los canales de atención señalados en esta política, que si son menores de edad deben contar con el consentimiento expreso de sus padres para poder alojarse en las instalaciones de HAB, participar en actividades, concursos, o cualquier tipo de contacto con HAB.

  1. ¿De quién se recolecta información?

HAB recolecta los datos personales de los siguientes grupos de interés, con el fin de adelantar las finalidades mencionadas en los numerales 4 y 5 de esta Política:

    1. Clientes de HAB que sean personas naturales.
    2. Trabajadores vinculados mediante contrato laboral a HAB.
    3. Los proveedores de productos, bienes o servicios, trabajadores en misión, contratistas y subcontratistas personas naturales, así como cualquier otra persona natural que, de manera directa o indirecta, suministre bienes o preste servicios a HAB para el desarrollo de su objeto social, a cambio de una remuneración.
    4. Los funcionarios de clientes y/o proveedores (personas jurídicas), con los cuales HAB entra en contacto como producto de la relación comercial o contractual existente entre HAB y el cliente o proveedor.
    5. Candidatos a procesos de selección.
 
  1. ¿Quién va a utilizar los datos?

La información la utilizará HAB para el desarrollo de su objeto social y para las finalidades que se indican en el siguiente numeral. Es posible y así se señala en los formatos de autorización establecidos por HAB, que la información personal se comparta con entidades vinculadas a su organización empresarial (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), así como, con terceros aliados que permitan desarrollar una mejor experiencia para el cliente o usuario en general. Los datos de los trabajadores y/o colaboradores serán tratados por HAB y podrán ser compartidos con las empresas que pertenecen a su organización empresarial, para hacerlos partícipes de procesos de selección o de oportunidades que se generen al interior de la organización y con las autoridades en cumplimiento de los deberes legales. Los datos de proveedores persona natural y de funcionarios de proveedores que son personas jurídicas, serán utilizados por HAB para conocer mejor su experiencia e idoneidad comercial y podrán ser compartidos con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de que HAB hace parte, con el fin de contar con una oferta consolidada de proveedores que cumplan con los requisitos establecidos por la Organización para la prestación de los servicios a ser contratados. Finalmente, los datos de clientes que son personas naturales comerciantes y de funcionarios de clientes que son personas jurídicas, serán utilizados por HAB en desarrollo de sus gestiones, reservas, acomodaciones, eventos, funciones, actividades, estrategias y campañas comerciales, promocionales y/o publicitarias y podrán ser compartidos con aliados y/o con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de que HAB hace parte con el mismo propósito.

  1. ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?

En desarrollo de su objeto social, HAB recolecta y usa datos personales de sus trabajadores y colaboradores, proveedores personas naturales, clientes personas naturales comerciantes, accionistas, entre otros, para llevar a cabo las siguientes finalidades:

Grupo de interés

Clientes

Finalidades

  • Gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual con el cliente, incluyendo cotizaciones, reservas, confirmaciones, check-in, check-out, acomodación, atención de novedades, objetos olvidados, servicio al cliente y seguimiento posventa.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o cualquier otro medio análogo y/o digital con información cultural, comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios y/o productos, eventos, promociones y/o campañas adelantadas por parte de HAB, sus compañías vinculadas (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), o terceros aliados.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital con información relacionada con la relación contractual potencial o existente entre HAB y el cliente, incluyendo posibles cobros de obligaciones pendientes.
  • Gestionar pedidos, entregas de productos, logística, tiempos y novedades.
  • Transferir los datos personales de los clientes, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de HAB, en casos de solicitud de autoridades y para que las demás empresas vinculadas a la organización empresarial de HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB) puedan ofrecer sus productos y servicios.
  • Realizar acciones de mercadeo y publicidad, incluyendo la segmentación y difusión de campañas promocionales, informativas y comerciales (pauta publicitaria) relacionadas con los servicios y productos de HAB, de acuerdo con las preferencias, gustos, hábitos de consumo y comportamientos de interacción del cliente o usuario, a través de medios físicos, electrónicos, digitales y/o cualquier otro canal autorizado.
  • Compartir su información de contacto, preferencias, y gustos con aliados comerciales y/o con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que HAB hace parte (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB) para poder estructurar productos y servicios más adecuados a sus necesidades.
  • Validar, procesar y gestionar pagos a través de bancos, pasarelas, datáfonos y proveedores tecnológicos.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.
  • Realizar encuestas del servicio, gestionar reservas y acomodaciones.
  • Utilizar los datos con el propósito de adelantar investigaciones de mercado que permitan impactar a un mayor número de clientes, así como diseñar nuevos servicios y productos e identificar las tendencias del mercado.
  • Realizar seguimiento de actividades promocionales.
  • Gestionar, acreditar y verificar la entrega de premios o elementos publicitarios.
  • Atender solicitudes, quejas, peticiones y reclamos.
  • Permitir el ejercicio de los derechos de los consumidores y usuarios y de los Titulares de los Datos Personales.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el cliente visite las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del cliente, terceras personas y el responsable del tratamiento.

Grupo de interés

Trabajadores

Finalidades

  • Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato suscrito con el trabajador.
  • Realizar el seguimiento, gestión y administración de la relación contractual.
  • Permitir el ejercicio de los derechos del trabajador o colaborador.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual.
  • Otorgar beneficios laborales a trabajadores o colaboradores, sus hijos y familiares.
  • Gestionar préstamos y auxilios para los trabajadores o colaboradores cuando haya lugar a ellos.
  • Construir y certificar el historial del trabajador o colaborador frente a autoridades o terceros que cuenten con autorización del Titular.
  • Transferir los datos personales de los trabajadores o colaboradores, en cumplimiento de un deber legal, de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial de HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB).
  • Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de HAB.
  • Compartir su información de contacto y su historia laboral con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que HAB hace parte (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), cuando sea necesario para la vinculación del trabajador a procesos de selección de las demás empresas del grupo empresarial o para la transferencia del trabajador a estas empresas.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el trabajador deba visitar las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del trabajador, los clientes, terceras personas y el responsable del tratamiento.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.

Grupo de interés

Proveedores (Proveedores de productos, bienes o servicios, contratistas y subcontratistas personas naturales, trabajadores en misión, funcionarios de clientes y/o proveedores personas jurídicas)

Finalidades

  • Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, orden de servicio, compra o similar, suscrito entre el proveedor y HAB.
  • Realizar el seguimiento de la relación contractual y/o comercial o de servicios establecida con el proveedor.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual.
  • Transferir los datos personales de los proveedores personas naturales, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de HAB, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial a la que está vinculada HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB).
  • Compartir su información de contacto con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que HAB hace parte (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), cuando sea necesario para la prestación de servicios por parte del proveedor persona natural.
  • Enviar comunicaciones informativas y comerciales sobre productos, servicios, novedades o alianzas de HAB.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el proveedor deba visitar las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del proveedor, los clientes, trabajadores, terceras personas y el responsable del tratamiento.

Grupo de interés

Candidatos a procesos de selección

Finalidades

  • Mantener informado al candidato que participa en procesos de selección sobre el estado, avances y resultados del proceso, incluyendo comunicaciones relacionadas con etapas, citaciones, evaluaciones y decisiones asociadas.
  • Compartir los datos personales del candidato con las compañías vinculadas a HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), con el fin de que dichas compañías puedan considerarlo y evaluarlo en sus propios procesos de selección y vinculación, garantizando en todo caso la aplicación de medidas adecuadas y suficientes de seguridad, confidencialidad y circulación y acceso restringido.
  • Evaluar la idoneidad del candidato para cargos o funciones, incluyendo análisis de hoja de vida, entrevistas, pruebas técnicas, psicotécnicas y/o de competencias, cuando haya lugar.
  • Verificar referencias laborales, académicas y profesionales, cuando el candidato lo autorice y resulte pertinente para el proceso de selección.
  • Conservar la información del candidato en un banco de hojas de vida, para futuros procesos de selección, salvo manifestación expresa en contrario del Titular.
  • Transferir los datos personales de los candidatos, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Transmitir datos personales a terceros encargados que apoyen procesos de selección, evaluación, plataformas tecnológicas de reclutamiento o servicios de talento humano, garantizando confidencialidad y seguridad de la información.
  • Adelantar gestiones precontractuales y contractuales en caso de que el candidato sea seleccionado para su vinculación laboral o contractual.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el candidato deba visitar las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del candidato, los clientes, trabajadores, terceras personas y el responsable del tratamiento.

Asimismo, HAB informa a los Titulares que sus datos personales podrán ser utilizados para el cumplimiento de deberes legales de HAB como: i) adelantar trámites y cumplir con obligaciones y reportes de ley ante autoridades públicas o personas privadas respecto de los cuales la información resulte pertinente; ii) soportar procesos de auditoría interna o externa y verificar el cumplimiento de sus políticas internas; iii) consultar la información en bases de datos públicas, incluyendo entre otras, listas restrictivas; iv) realizar reportes a centrales de riesgo cuando haya lugar a ello siempre y cuando exista autorización y se cumplan con los deberes establecidos en la ley 1266 de 2008; v) construir y presentar reportes de información tributaria y contable, o adelantar procesos de facturación; vi) para fines estadísticos, e históricos; y, vii) realizar afiliaciones al sistema de seguridad social de los trabajadores o colaboradores entre otros.

  1. ¿Con quién se va a compartir la información?

HAB podrá compartir datos personales con las autoridades que los requieran, con aliados comerciales y/o con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial del que HAB hace parte (cuando la naturaleza del dato lo permita o medie autorización) (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), o con proveedores de servicios de cualquier naturaleza, entre ellos, proveedores de servicios de reservas, publicidad y mercadeo, o de nube. En todo caso, tanto la recolección de datos personales como su transmisión se limitará a aquellos datos que sean razonables y necesarios y solo tendrá lugar durante el tiempo razonable y necesario para lograr la finalidad para la cual fueron solicitados. En los casos de transferencia solamente se podrá llevar a cabo cuando medie autorización del Titular o se encuentre en los supuestos de excepción de la ley. HAB siempre velará porque sus proveedores conozcan la normativa de datos personales e incluirá en los contratos las previsiones necesarias para asegurar la sujeción a la finalidad, la confidencialidad y la seguridad de la información. Cuando el proveedor se encuentre establecido en el exterior, velará porque en la selección se revise que se trate de un país que cuente con estándares adecuados de protección de datos personales.

  1. ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?

HAB solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, HAB deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Con base en lo expuesto, la información que corresponde a los trabajadores y colaboradores o a los proveedores, se conservará por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones y deberes de HAB de acuerdo con los parámetros legales y contractuales aplicables. A su vez, los datos recolectados por HAB en relación con clientes y consumidores y usuarios se conservarán: i) por el tiempo acordado por la vía contractual con el cliente; ii) con base en la autorización otorgada (salvo en los casos en los que por la naturaleza pública de la información esta no se requiere); iii) por el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales de HAB; iv) por el tiempo razonable para el desarrollo de las finalidades que se buscan con los datos personales y a su expiración, por un término adicional de un (1) año con el fin de mantenerlo informado y poder volver a obtener el consentimiento para seguir manteniendo el contacto con éstos; v) en caso de datos relacionados con candidatos a procesos de selección se establece que se conservarán hasta por un (1) año después de la culminación del proceso para el contacto futuro en relación con posiciones laborales que se ajusten a su perfil.

  1. ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 los Titulares de los datos almacenados en las diferentes bases de datos de HAB, tienen los siguientes derechos: Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales, para lo cual se establece el procedimiento que fija los canales de atención de las consultas y reclamos y los parámetros de seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato. También tienen en todo momento, derecho a suprimir la información, a través de los mismos canales, cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida. Si vencido el término legal respectivo, HAB no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Tenga presente que HAB siempre estará atento a recibir sus inquietudes, quejas y reclamos, así que si llega a presentar dificultad en alguno de los canales establecidos le agradecemos nos lo haga saber por cualquiera de los demás canales habilitados, nos ocuparemos de darle una respuesta pronta y de fondo. En particular, los canales habilitados son: i) el correo electrónico contabilidad@habhotel.co; y, ii) la dirección física Carrera 5 Nº 58-07 de la ciudad de Bogotá D.C.

  1. ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?
 
  • Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. La empresa que trata sus datos (HAB en su calidad de Responsable del Tratamiento) o la empresa que realice algún Tratamiento por cuenta del Responsable a título de “Encargado del Tratamiento”, deberán suministrar a los Titulares de los Datos Personales toda la información que se haya incluido en sus registros. La consulta, queja o reclamo elevado por un Titular deberá remitirse al área financiera y contable de la compañía al correo electrónico contabilidad@habhotel.co o a la dirección física Carrera 5 Nº58-07 de la ciudad de Bogotá D.C., indicando como mínimo, los siguientes puntos:
  • Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).
  • Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.
  • Documentos soporte de los hechos.
  • Medio por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.
  • La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  • El reclamo se formulará mediante solicitud remitida al área financiera y contable de la compañía al correo electrónico contabilidad@habhotel.co o a la dirección física Carrera 5 Nº58-07 de la ciudad de Bogotá D.C. Al momento de ser formulado el reclamo deberá incluirse la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y se deberán acompañar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Petición de actualización y/o rectificación: Se rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la formulación de un reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos, indicando la actualización y/o rectificación deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
  • Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual, cuando:
  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
  • Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. El derecho de supresión no es absoluto y, por lo tanto, se podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  1. ¿Cuáles son las medidas de seguridad que se aplican a los datos?
 

HAB cuenta con medidas suficientes para garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de la información personal recolectada y almacenada. De la mano con lo anterior, HAB vela porque las herramientas y los canales de almacenamiento, tratamiento, envío y uso de la información sean seguros. Asimismo, establece en sus contratos con clientes, trabajadores, colaboradores y proveedores las medidas necesarias para hacer extensivo el deber de confidencialidad de la información y los deberes derivados del Tratamiento de la información y con ello procurar la seguridad de los datos personales en todas las etapas del Tratamiento. HAB es consciente de la importancia de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento, por lo cual ha tomado y tomará las medidas necesarias para impedir su revelación, uso o acceso no autorizado o fraudulento y solo permite el acceso a los mismos por solicitud expresa del Titular o sus causahabientes, de las entidades de vigilancia y control, de las autoridades competentes o a los terceros que se contraten para realizar alguna de las actividades propias del Tratamiento y sujetas a las finalidades autorizadas. HAB manifiesta, además, que ha implementado medidas y permanentemente estará desarrollando herramientas, para aplicar de manera transversal el principio de acceso y circulación restringida de los datos personales, a través de elementos tales como la asignación de usuario y contraseña y la definición de privilegios para permitir el acceso a las plataformas y equipos corporativos. Adicionalmente, HAB adopta medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean los que resulten necesarios y razonables, para llevar a cabo las finalidades informadas.

  1. ¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?

Esta Política actualizada entra en vigor el 22 de abril del año 2026. Estará disponible en el sitio web:

https://habhotel.co/privacy-and-tc/

La versión inicial fue elaborada en el año 2013 y actualizada posteriormente en el año 2022. Cualquier cambio en la situación de Tratamiento de los datos que implique un mayor alcance que el actualmente descrito se informará a través de la página web y/o de otros medios de contacto que resulten razonables. HAB llevará una trazabilidad de las fechas en las que se han realizado cambios, de su alcance y de la fecha de su publicación.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HOTEL S.A.S.

HAB S.A.S., en adelante “HAB”, es una sociedad dedicada a la prestación de servicios hoteleros, restaurante, bar y actividades conexas en Bogotá D.C., cuyo propósito permanente es brindar a sus clientes, consumidores y usuarios una experiencia de atención integral, bajo los más altos estándares de calidad, amabilidad, confort y bienestar.

Con base en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, ley de Protección de Datos Personales, los decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y las demás normas que los regulen, modifiquen, deroguen o compilen, HAB en su condición de responsable del manejo de información personal y garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asisten, se permite comunicar su “Política de Tratamiento de Datos Personales”. En esta Política usted va a poder informarse acerca de:

    1. ¿Quiénes somos?
    2. ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?
    3. ¿De quién se recolecta información?
    4. ¿Quién va a utilizar los datos?
    5. ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?
    6. ¿Con quién se va a compartir la información?
    7. ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?
    8. ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?
    9. ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?
    10. ¿Cuáles son las medidas de seguridad que se aplican a los datos?
    11. ¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?
  1. ¿Quiénes somos?


HAB S.A.S. es una sociedad comercial domiciliada en la Carrera 5 No. 58-07 de la ciudad de Bogotá D.C., identificada con NIT. 900.470.885-1, correo electrónico contabilidad@habhotel.co, cuya actividad económica involucra servicios hoteleros, restaurante, bar y actividades conexas.

  1. ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?

HAB recolecta y trata datos personales de naturaleza pública, privada y semiprivada en desarrollo de su actividad comercial, con el propósito de conocer de manera más precisa las preferencias, hábitos y gustos de sus clientes.

Asimismo, cuando resulte pertinente, HAB puede utilizar dichos datos para comunicarse con los titulares, con el fin de adelantar encuestas de satisfacción, ejecutar campañas publicitarias y/o promocionales, informar sobre nuevos productos o servicios, comunicar la apertura de nuevos establecimientos de comercio, y dar a conocer dinámicas, actividades y estrategias comerciales orientadas a la fidelización y experiencia del cliente, entre otras finalidades relacionadas. En este marco, HAB podrá recolectar y tratar datos tales como información de contacto, número de identificación, profesión y/o oficio.

Igualmente, debe recolectar la información necesaria para poder establecer y gestionar la relación con sus colaboradores y con los proveedores que tengan la naturaleza de persona natural.

En cuanto a los datos personales de contacto de las personas naturales que hacen parte de las personas jurídicas con quienes HAB desarrolla su labor, se conservarán solamente para los fines de establecer, desarrollar y/o profundizar la relación comercial a que haya lugar.

Estas actividades de recolección las realiza a través de varios canales, incluidos los siguientes: i) vínculos contractuales; ii) formatos de vinculación de clientes; iii) sitios web y físicos donde se pone a disposición información pública; iv) información recolectada a través de la página web de HAB y/o otros sitios web vinculados a HAB; v) línea telefónica, WhatsApp y/o portales de gestión de reservas; vi) acceso a portales de gestión de empleo; vii) información personal entregada mediante el uso de canales PQR; viii) datos personales de los visitantes de sus instalaciones; y, ix) mediante la realización de actividades y canales asociados a las campañas publicitarias de las marcas que opera en el mercado, incluyendo entre otros, sorteos, landing pages de campañas específicas, redes sociales (propias y en administración de marcas de clientes), eventos y encuestas.

Por tal razón, HAB ha implementado diversas medidas para procurar que la recolección de datos personales por cada una de estas vías cumpla en todo momento con la normativa en datos personales y de prevalencia a la transparencia y la confianza con las personas cuyos datos se recolectan por esos medios, algunas de estas medidas son: búsqueda en fuentes de información legítimas, implementación de formatos de autorización, cláusulas contractuales o documentos para garantizar que la información que recolecte cuente con el consentimiento expreso de sus Titulares, claridad en todo momento para los clientes acerca de su decisión de compartir o no la información con terceros, procedimientos para atender de forma oportuna y completa las consultas, dudas o solicitudes que realicen los Titulares de los datos, e implementación de medidas de seguridad y confidencialidad de la información.

Datos especiales que podrían ser objeto de recolección: en el caso de los trabajadores y/o colaboradores de HAB, es posible que la compañía recolecte datos de menores de edad (vinculados al grupo familiar del trabajador y/o colaborador) y/o datos sensibles asociados a la salud del trabajador y/o colaborador. Igualmente, es posible que la compañía recolecte datos de menores de edad cuando estos se hospeden en las instalaciones de HAB. En el primer caso, con fines estadísticos, así como para el conocimiento del trabajador o colaborador y/o para el otorgamiento de beneficios laborales tales como el envío de regalos o la invitación y desarrollo de eventos corporativos. En el segundo caso, en conexión con incapacidades médicas o accidentes laborales, o en cumplimiento de un deber legal. En el tercer caso, con fines de registro hotelero, seguridad y prevención de explotación y turismo sexual con menores de edad, o en cumplimiento de un deber legal.

Por lo demás, HAB no busca recolectar datos de menores de edad, por lo cual se advierte y se instruye a quienes tienen contacto con HAB a través de los canales de atención señalados en esta política, que si son menores de edad deben contar con el consentimiento expreso de sus padres para poder alojarse en las instalaciones de HAB, participar en actividades, concursos, o cualquier tipo de contacto con HAB.

  1. ¿De quién se recolecta información?

HAB recolecta los datos personales de los siguientes grupos de interés, con el fin de adelantar las finalidades mencionadas en los numerales 4 y 5 de esta Política:

    1. Clientes de HAB que sean personas naturales.
    2. Trabajadores vinculados mediante contrato laboral a HAB.
    3. Los proveedores de productos, bienes o servicios, trabajadores en misión, contratistas y subcontratistas personas naturales, así como cualquier otra persona natural que, de manera directa o indirecta, suministre bienes o preste servicios a HAB para el desarrollo de su objeto social, a cambio de una remuneración.
    4. Los funcionarios de clientes y/o proveedores (personas jurídicas), con los cuales HAB entra en contacto como producto de la relación comercial o contractual existente entre HAB y el cliente o proveedor.
    5. Candidatos a procesos de selección.
 
  1. ¿Quién va a utilizar los datos?

La información la utilizará HAB para el desarrollo de su objeto social y para las finalidades que se indican en el siguiente numeral. Es posible y así se señala en los formatos de autorización establecidos por HAB, que la información personal se comparta con entidades vinculadas a su organización empresarial (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), así como, con terceros aliados que permitan desarrollar una mejor experiencia para el cliente o usuario en general. Los datos de los trabajadores y/o colaboradores serán tratados por HAB y podrán ser compartidos con las empresas que pertenecen a su organización empresarial, para hacerlos partícipes de procesos de selección o de oportunidades que se generen al interior de la organización y con las autoridades en cumplimiento de los deberes legales. Los datos de proveedores persona natural y de funcionarios de proveedores que son personas jurídicas, serán utilizados por HAB para conocer mejor su experiencia e idoneidad comercial y podrán ser compartidos con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de que HAB hace parte, con el fin de contar con una oferta consolidada de proveedores que cumplan con los requisitos establecidos por la Organización para la prestación de los servicios a ser contratados. Finalmente, los datos de clientes que son personas naturales comerciantes y de funcionarios de clientes que son personas jurídicas, serán utilizados por HAB en desarrollo de sus gestiones, reservas, acomodaciones, eventos, funciones, actividades, estrategias y campañas comerciales, promocionales y/o publicitarias y podrán ser compartidos con aliados y/o con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de que HAB hace parte con el mismo propósito.

  1. ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?

En desarrollo de su objeto social, HAB recolecta y usa datos personales de sus trabajadores y colaboradores, proveedores personas naturales, clientes personas naturales comerciantes, accionistas, entre otros, para llevar a cabo las siguientes finalidades:

Grupo de interés

Clientes

Finalidades

  • Gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual con el cliente, incluyendo cotizaciones, reservas, confirmaciones, check-in, check-out, acomodación, atención de novedades, objetos olvidados, servicio al cliente y seguimiento posventa.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o cualquier otro medio análogo y/o digital con información cultural, comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios y/o productos, eventos, promociones y/o campañas adelantadas por parte de HAB, sus compañías vinculadas (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), o terceros aliados.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital con información relacionada con la relación contractual potencial o existente entre HAB y el cliente, incluyendo posibles cobros de obligaciones pendientes.
  • Gestionar pedidos, entregas de productos, logística, tiempos y novedades.
  • Transferir los datos personales de los clientes, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de HAB, en casos de solicitud de autoridades y para que las demás empresas vinculadas a la organización empresarial de HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB) puedan ofrecer sus productos y servicios.
  • Realizar acciones de mercadeo y publicidad, incluyendo la segmentación y difusión de campañas promocionales, informativas y comerciales (pauta publicitaria) relacionadas con los servicios y productos de HAB, de acuerdo con las preferencias, gustos, hábitos de consumo y comportamientos de interacción del cliente o usuario, a través de medios físicos, electrónicos, digitales y/o cualquier otro canal autorizado.
  • Compartir su información de contacto, preferencias, y gustos con aliados comerciales y/o con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que HAB hace parte (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB) para poder estructurar productos y servicios más adecuados a sus necesidades.
  • Validar, procesar y gestionar pagos a través de bancos, pasarelas, datáfonos y proveedores tecnológicos.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.
  • Realizar encuestas del servicio, gestionar reservas y acomodaciones.
  • Utilizar los datos con el propósito de adelantar investigaciones de mercado que permitan impactar a un mayor número de clientes, así como diseñar nuevos servicios y productos e identificar las tendencias del mercado.
  • Realizar seguimiento de actividades promocionales.
  • Gestionar, acreditar y verificar la entrega de premios o elementos publicitarios.
  • Atender solicitudes, quejas, peticiones y reclamos.
  • Permitir el ejercicio de los derechos de los consumidores y usuarios y de los Titulares de los Datos Personales.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el cliente visite las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del cliente, terceras personas y el responsable del tratamiento.

Grupo de interés

Trabajadores

Finalidades

  • Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato suscrito con el trabajador.
  • Realizar el seguimiento, gestión y administración de la relación contractual.
  • Permitir el ejercicio de los derechos del trabajador o colaborador.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual.
  • Otorgar beneficios laborales a trabajadores o colaboradores, sus hijos y familiares.
  • Gestionar préstamos y auxilios para los trabajadores o colaboradores cuando haya lugar a ellos.
  • Construir y certificar el historial del trabajador o colaborador frente a autoridades o terceros que cuenten con autorización del Titular.
  • Transferir los datos personales de los trabajadores o colaboradores, en cumplimiento de un deber legal, de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial de HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB).
  • Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de HAB.
  • Compartir su información de contacto y su historia laboral con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que HAB hace parte (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), cuando sea necesario para la vinculación del trabajador a procesos de selección de las demás empresas del grupo empresarial o para la transferencia del trabajador a estas empresas.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el trabajador deba visitar las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del trabajador, los clientes, terceras personas y el responsable del tratamiento.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.

Grupo de interés

Proveedores (Proveedores de productos, bienes o servicios, contratistas y subcontratistas personas naturales, trabajadores en misión, funcionarios de clientes y/o proveedores personas jurídicas)

Finalidades

  • Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, orden de servicio, compra o similar, suscrito entre el proveedor y HAB.
  • Realizar el seguimiento de la relación contractual y/o comercial o de servicios establecida con el proveedor.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual.
  • Transferir los datos personales de los proveedores personas naturales, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de HAB, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial a la que está vinculada HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB).
  • Compartir su información de contacto con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que HAB hace parte (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), cuando sea necesario para la prestación de servicios por parte del proveedor persona natural.
  • Enviar comunicaciones informativas y comerciales sobre productos, servicios, novedades o alianzas de HAB.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el proveedor deba visitar las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del proveedor, los clientes, trabajadores, terceras personas y el responsable del tratamiento.

Grupo de interés

Candidatos a procesos de selección

Finalidades

  • Mantener informado al candidato que participa en procesos de selección sobre el estado, avances y resultados del proceso, incluyendo comunicaciones relacionadas con etapas, citaciones, evaluaciones y decisiones asociadas.
  • Compartir los datos personales del candidato con las compañías vinculadas a HAB (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), con el fin de que dichas compañías puedan considerarlo y evaluarlo en sus propios procesos de selección y vinculación, garantizando en todo caso la aplicación de medidas adecuadas y suficientes de seguridad, confidencialidad y circulación y acceso restringido.
  • Evaluar la idoneidad del candidato para cargos o funciones, incluyendo análisis de hoja de vida, entrevistas, pruebas técnicas, psicotécnicas y/o de competencias, cuando haya lugar.
  • Verificar referencias laborales, académicas y profesionales, cuando el candidato lo autorice y resulte pertinente para el proceso de selección.
  • Conservar la información del candidato en un banco de hojas de vida, para futuros procesos de selección, salvo manifestación expresa en contrario del Titular.
  • Transferir los datos personales de los candidatos, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.
  • Transmitir datos personales a terceros encargados que apoyen procesos de selección, evaluación, plataformas tecnológicas de reclutamiento o servicios de talento humano, garantizando confidencialidad y seguridad de la información.
  • Adelantar gestiones precontractuales y contractuales en caso de que el candidato sea seleccionado para su vinculación laboral o contractual.
  • Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.
  • Realizar el registro de videovigilancia y/o planilla de asistencia a HAB cuando el candidato deba visitar las instalaciones de la compañía, así como efectuar actividades encaminadas a velar por la seguridad del candidato, los clientes, trabajadores, terceras personas y el responsable del tratamiento.

Asimismo, HAB informa a los Titulares que sus datos personales podrán ser utilizados para el cumplimiento de deberes legales de HAB como: i) adelantar trámites y cumplir con obligaciones y reportes de ley ante autoridades públicas o personas privadas respecto de los cuales la información resulte pertinente; ii) soportar procesos de auditoría interna o externa y verificar el cumplimiento de sus políticas internas; iii) consultar la información en bases de datos públicas, incluyendo entre otras, listas restrictivas; iv) realizar reportes a centrales de riesgo cuando haya lugar a ello siempre y cuando exista autorización y se cumplan con los deberes establecidos en la ley 1266 de 2008; v) construir y presentar reportes de información tributaria y contable, o adelantar procesos de facturación; vi) para fines estadísticos, e históricos; y, vii) realizar afiliaciones al sistema de seguridad social de los trabajadores o colaboradores entre otros.

  1. ¿Con quién se va a compartir la información?

HAB podrá compartir datos personales con las autoridades que los requieran, con aliados comerciales y/o con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial del que HAB hace parte (cuando la naturaleza del dato lo permita o medie autorización) (Ver: https://bit.ly/vinculadasHAB), o con proveedores de servicios de cualquier naturaleza, entre ellos, proveedores de servicios de reservas, publicidad y mercadeo, o de nube. En todo caso, tanto la recolección de datos personales como su transmisión se limitará a aquellos datos que sean razonables y necesarios y solo tendrá lugar durante el tiempo razonable y necesario para lograr la finalidad para la cual fueron solicitados. En los casos de transferencia solamente se podrá llevar a cabo cuando medie autorización del Titular o se encuentre en los supuestos de excepción de la ley. HAB siempre velará porque sus proveedores conozcan la normativa de datos personales e incluirá en los contratos las previsiones necesarias para asegurar la sujeción a la finalidad, la confidencialidad y la seguridad de la información. Cuando el proveedor se encuentre establecido en el exterior, velará porque en la selección se revise que se trate de un país que cuente con estándares adecuados de protección de datos personales.

  1. ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?

HAB solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, HAB deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Con base en lo expuesto, la información que corresponde a los trabajadores y colaboradores o a los proveedores, se conservará por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones y deberes de HAB de acuerdo con los parámetros legales y contractuales aplicables. A su vez, los datos recolectados por HAB en relación con clientes y consumidores y usuarios se conservarán: i) por el tiempo acordado por la vía contractual con el cliente; ii) con base en la autorización otorgada (salvo en los casos en los que por la naturaleza pública de la información esta no se requiere); iii) por el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales de HAB; iv) por el tiempo razonable para el desarrollo de las finalidades que se buscan con los datos personales y a su expiración, por un término adicional de un (1) año con el fin de mantenerlo informado y poder volver a obtener el consentimiento para seguir manteniendo el contacto con éstos; v) en caso de datos relacionados con candidatos a procesos de selección se establece que se conservarán hasta por un (1) año después de la culminación del proceso para el contacto futuro en relación con posiciones laborales que se ajusten a su perfil.

  1. ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 los Titulares de los datos almacenados en las diferentes bases de datos de HAB, tienen los siguientes derechos: Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales, para lo cual se establece el procedimiento que fija los canales de atención de las consultas y reclamos y los parámetros de seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato. También tienen en todo momento, derecho a suprimir la información, a través de los mismos canales, cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida. Si vencido el término legal respectivo, HAB no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Tenga presente que HAB siempre estará atento a recibir sus inquietudes, quejas y reclamos, así que si llega a presentar dificultad en alguno de los canales establecidos le agradecemos nos lo haga saber por cualquiera de los demás canales habilitados, nos ocuparemos de darle una respuesta pronta y de fondo. En particular, los canales habilitados son: i) el correo electrónico contabilidad@habhotel.co; y, ii) la dirección física Carrera 5 Nº 58-07 de la ciudad de Bogotá D.C.

  1. ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?
 
  • Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. La empresa que trata sus datos (HAB en su calidad de Responsable del Tratamiento) o la empresa que realice algún Tratamiento por cuenta del Responsable a título de “Encargado del Tratamiento”, deberán suministrar a los Titulares de los Datos Personales toda la información que se haya incluido en sus registros. La consulta, queja o reclamo elevado por un Titular deberá remitirse al área financiera y contable de la compañía al correo electrónico contabilidad@habhotel.co o a la dirección física Carrera 5 Nº58-07 de la ciudad de Bogotá D.C., indicando como mínimo, los siguientes puntos:
  • Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).
  • Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.
  • Documentos soporte de los hechos.
  • Medio por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.
  • La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  • El reclamo se formulará mediante solicitud remitida al área financiera y contable de la compañía al correo electrónico contabilidad@habhotel.co o a la dirección física Carrera 5 Nº58-07 de la ciudad de Bogotá D.C. Al momento de ser formulado el reclamo deberá incluirse la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y se deberán acompañar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Petición de actualización y/o rectificación: Se rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la formulación de un reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos, indicando la actualización y/o rectificación deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
  • Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual, cuando:
  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
  • Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. El derecho de supresión no es absoluto y, por lo tanto, se podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  1. ¿Cuáles son las medidas de seguridad que se aplican a los datos?
 

HAB cuenta con medidas suficientes para garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de la información personal recolectada y almacenada. De la mano con lo anterior, HAB vela porque las herramientas y los canales de almacenamiento, tratamiento, envío y uso de la información sean seguros. Asimismo, establece en sus contratos con clientes, trabajadores, colaboradores y proveedores las medidas necesarias para hacer extensivo el deber de confidencialidad de la información y los deberes derivados del Tratamiento de la información y con ello procurar la seguridad de los datos personales en todas las etapas del Tratamiento. HAB es consciente de la importancia de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento, por lo cual ha tomado y tomará las medidas necesarias para impedir su revelación, uso o acceso no autorizado o fraudulento y solo permite el acceso a los mismos por solicitud expresa del Titular o sus causahabientes, de las entidades de vigilancia y control, de las autoridades competentes o a los terceros que se contraten para realizar alguna de las actividades propias del Tratamiento y sujetas a las finalidades autorizadas. HAB manifiesta, además, que ha implementado medidas y permanentemente estará desarrollando herramientas, para aplicar de manera transversal el principio de acceso y circulación restringida de los datos personales, a través de elementos tales como la asignación de usuario y contraseña y la definición de privilegios para permitir el acceso a las plataformas y equipos corporativos. Adicionalmente, HAB adopta medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean los que resulten necesarios y razonables, para llevar a cabo las finalidades informadas.

  1. ¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?

Esta Política actualizada entra en vigor el 22 de abril del año 2026. Estará disponible en el sitio web:

https://habhotel.co/privacy-and-tc/

La versión inicial fue elaborada en el año 2013 y actualizada posteriormente en el año 2022. Cualquier cambio en la situación de Tratamiento de los datos que implique un mayor alcance que el actualmente descrito se informará a través de la página web y/o de otros medios de contacto que resulten razonables. HAB llevará una trazabilidad de las fechas en las que se han realizado cambios, de su alcance y de la fecha de su publicación.

 

CARRERA 5 # 58-07, BOGOTÁ, COLOMBIA
TEL: (57) 318 5479611

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